Kaikkiin tähdellä merkityt kohdat ovat pakollisia tietoja.
Pyrimme käsittelemään rekisteröitymisesi kolmen arkipäivän sisällä.
Jos organisaatiossasi ei ole aiempia rekisteröityneitä, lähetämme siitä sinulle tiedon, jotta pääset täyttämään organisaationne perustiedot.
Jos organisaatiossasi on ns. pääkäyttäjä, lähetämme rekisteröitymishakemuksesi hänelle.
v. 1.2, pvm 9.12.2019
Tämä tietosuojaseloste koskee seuraavia henkilöitä
Tammer Biolab Oy:n asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat ja näiden yhteyshenkilöt
Tammer Biolab Oy:n henkilöstö ja työnhakijat
Tammer Biolab Oy:n (jatkossa TBL) elatusaineisiin liittyvän liiketoiminnan harjoittaminen ja palvelujen tarjoaminen yrityksille ei olisi mahdollista ilman asiakkaidemme yhteyshenkilöiden nimien, sähköpostiosoitteiden ja/tai puhelinnumeroiden käsittelyä. Vuonna 2018 voimaan tulleiden GDPR-säädösten perusteella nämä tiedot ovat henkilötietoja. Käsittelemme rekisterinpitäjänä asiakasyritystemme ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden yhteystietoja sekä henkilöstömme ja työnhakijoiden henkilötietoja. TBL käsittelee näitä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Saatamme tehdä päivityksiä tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön mahdollisesti muuttuessa.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on:
Tammer Biolab Oy (TBL)
Y-tunnus: 0679027-7
Sumeliuksenkatu 18A
33100 Tampere
www.tammerbiolab.fi
Email: sakari.jokiranta@tammerbiolab.fi
Puh: 050-542 2210 (050-5471184)
Tietosuoja-asioita hoitaa toimitusjohtaja Sakari Jokiranta, asiakasrekisteriin liittyviä asioita Riitta Valkila sekä henkilöstöasioita Anne Halkosalo. TBLn tietosuojavastaavana toimii Sakari Jokiranta.
Keräämme, tallennamme ja käsittelemme asiakkaita ja henkilöstöä koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme aina, että meillä on vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa henkilötietojen tallentamiselle ja käsittelemiselle. Pääasiallisia henkilötietojen käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita on kaksi:
Tilausten vastaanotto, asiakastiedottaminen, laskutus ja tilausten toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja elatusaineiden toimitussopimuksiin ja tilauksiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseen ja palveluiden toimittamiseen liittyen. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja erityisesti tuotteiden toimitusta, laskutusta, perintää, reklamaatioita ja asiakaspalautteen hallintaa varten. Näiden toimien osalta henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä oikeutettu etumme.
Asiakasviestintä ja markkinointi. Toteutamme asiakasviestintää sähköpostitse ja postitse. Markkinointia toteutamme potentiaalisille ja nykyisille asiakkaille, joten yritysten yhteyshenkilötietoja käsitellään myös markkinointi- ja viestintätarkoituksiin sekä markkinointiin liittyvien viestien ja sisältöjen kohdentamiseen. Markkinoinnin osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa oikeutettu etumme. Henkilöllä on milloin tahansa oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi. On myös mahdollista, että suoramarkkinointi perustuu joltain osin suostumukseen (esim. asiakastiedotteiden tilaaminen).
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteidemme täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki).
Henkilöstöhallinnolliset tehtävät. Henkilöstöön liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, projektien ja ajankäytön seuraamiseen, palkanmaksuun, verotukseen ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen. Näiden osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen, työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, sekä mahdollisesti myös työntekijän antama suostumus.
Rekrytointi ja työnhakijat. Rekrytoinneissa käsittelemme henkilötietoja pääasiassa hakijoiden vertailemiseen ja sopimuksen valmistelemiseksi.
Keräämme ja käsittelemme vain asiakkaidemme tai potentiaalisten asiakkaidemme yhteyshenkilöihin, henkilöstöömme ja työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja.
Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat
Keräämme asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöiltä itseltään. Nämä henkilötiedot saamme joko tarjouspyynnöistä, asiakkaiden yhteyshenkilöiden tekemistä yhteydenotoista, tehdyistä tilauksista tai laskutusohjeista. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään tietoa asiakasyrityksiin liittyen.
Uusien potentiaalisten asiakkaiden osalta keräämme tietoja potentiaalisten asiakkaiden verkkosivuilta, oman kotisivumme lomakkeilta ja mahdollisesti LinkedIn-verkostosta. Voimme tulevaisuudessa kerätä tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics -palvelun avulla. Potentiaalisia asiakkaita koskevia tietoja saatetaan saada myös järjestämistämme koulutustilaisuuksista.
Keräämme asiakkaisiin liittyen erityisesti seuraavia henkilötietoja:
• Etunimi
• Sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Tehtävä organisaatiossa (tilaaja / laskutuksen yhteyshenkilö)
• Osoitetiedot
• Työpuhelinnumero
• Työnantajayritys, sen yhteys- ja muut tiedot sekä y-tunnus
• Kieli
• Henkilötietojen käsittelyperuste (sopimus, suostumus, oikeutettu etu)
• TBL:n tehtävät ja muistiinpanot (yhteydenottojen aika ja sisältö / reklamaatiot / erityistoiveet)
• Myyntihistoria
• Sähköpostikirjeenvaihto
• Markkinoinnin suostumukset / kiellot
Henkilöstö
Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja hänen suostumuksella muista lähteistä (kuten työterveyshuollosta). Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana.
Keräämme ja käsittelemme henkilöstöön liittyen pääasiassa seuraavia tietoja:
• Nimi
• Henkilötunnus
• Yhteystiedot
• Ennakonpidätystä varten tarvittavat tiedot
• Palkkaan ja palkanmaksuun tarvittavat tiedot sekä työsopimuksen tiedot
• Työaikaan ja sen käyttöön liittyvät tiedot
• Sairauspoissaolotiedot
Työnhakijat
Työnhakijoihin liittyen saamme henkilötietoja työnhakijoilta itseltään ja suostumuksellaan muista lähteistä (kuten suosittelijat).
Työnhakijoiden osalta saatamme käsitellä erityisesti seuraavia henkilötietoja:
• Nimi ja perusyhteystiedot
• Koulutus, kokemus, osaaminen ja työhistoria
• Hakemus ja ansioluettelo
• Suosittelijat ja referenssit (suostumuksella)
Henkilötietoja käsittelee TBL:n henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan sekä alihankitun palkka-, talous- tai logistiikkayhteistyökumppanien henkilökunta. Henkilöstöhallinnollisiin tietoihin on pääsy vain toimitusjohtajalla ja henkilöstöhallinnon työntekijällä.
Suurin osa tallennettavista ja käsiteltävistä tiedoista on sähköisessä muodossa. Käytämme henkilötietojen käsittelyn alihankkijoita ja palveluntarjoajia erityisesti seuraavissa asioissa: tietojen pilvitallennus, CRM, taloushallinto ja palkanlaskenta, kotisivujen ylläpito ja kävijöiden seuranta, sähköpostimarkkinointi ja projektinhallinta (esim. mahdolliset Business Finlandin rahoittamat projektit).
Huolehdimme alihankkijoita ja palveluntarjoajia käytettäessä siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.
Saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa ja erityisesti pilvipohjaisissa palveluissa, saattavat jotkut palveluntarjoajistamme tai niiden palvelimista sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tällaisia ovat palveluntarjoajistamme muun muassa Google. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina ovat (1) tietojen siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, (2) tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen (siirronsaajat Yhdysvalloissa) taikka (3) EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoituksesta, lainmukaisesta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä TBLlla ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Pyrimme myös päivittämään ja poistamaan turhia, vääriä tai vanhentuneita tietoja vuosittain.
Henkilötietoja säilytetään lähes ainoastaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Toimitusosoitteista on varalla paperisia listoja. Valitsemme tietojen tallennukseen ja käsittelyyn hyvämaineisia palveluntarjoajia. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.
Suuri osa henkilötietojen antamisesta on vapaaehtoista. Tämä koskee erityisesti potentiaalisia asiakkaita ja työnhakijoita koskevaa henkilötietoa. Henkilötietojen antaminen ja käsittely on sopimusten täyttämiseksi on kuitenkin tietyltä osin pakollista asiakassuhteessa, jotta pystymme varmistamaan että yritysasiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja jotta pystymme toimittamaan tilatut tuotteet ja niihin liittyvät laskut asiakkaalle. Potentiaalisilta asiakkailta pyydämme verkkosivustollamme yleensä sähköpostiosoitetta ja muuta sellaista tietoa, jota tarvitsemme yhteydenottoon. Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme.
Saatamme jatkossa käyttää evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tilaukset@tammerbiolab.fi.
Pääsy tietoihin, tarkastuspyyntöjen esittäminen ja markkinointikielto
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista. Sinulla on myös oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot. Voit myös milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin tai asiakastiedotteiden lähettämisen. Pyynnöt tietojen näkemiseksi, korjaamiseksi tai esim. markkinointikieltojen osalta voit lähettää sähköpostilla osoitteeseen tilaukset@tammerbiolab.fi.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun, lain taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Sinulla on myös tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tilaukset@tammerbiolab.fi tai ottamalla muutoin yhteyttä yritykseemme alla olevia yhteystietoja hyödyntäen. Pyydämme sinua samalla esittämään todisteen henkilöllisyydestäsi, kuten omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön tai kopion henkilöllisyystodistuksesta (peitä kuitenkin tällöin henkilötunnus ja muut tiedot, joita emme tarvitse). Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka henkilötietojen käsittelyn periaatteiden muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua kuitenkin tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.
Tammer Biolab Oy
Y-tunnus: 0679027-7
Sumeliuksenkatu 18A
33100 Tampere
www.tammerbiolab.fi
Email: tilaukset@tammerbiolab.fi
Puh: 050-542 2210
Tietosuoja-asioita hoitaa toimitusjohtaja Sakari Jokiranta, asiakasrekisteriin liittyviä asioita Riitta Valkila sekä henkilöstöasioita Anne Halkosalo. TBLn tietosuojavastaavana toimii Sakari Jokiranta.